Najważniejszym dokumentem regulującym zasady uczestnictwa, sposób wyłaniania zwycięzców, dystrybucji nagród i działania w awaryjnych sytuacjach jest regulamin. Jest to swoista umowa, którą organizator zawiera z uczestnikiem, dlatego też musi być ona zgodna z literą prawa. Każdy, nawet najmniejszy błąd popełniony przy sporządzaniu tej umowy może rodzić poważne konsekwencje i znaleźć swój finał w sądzie. Ponadto, w uzasadnionych przypadkach, UOKiK może także nałożyć na nieuczciwego (wszak nieznajomość prawa nie zwalnia od jego przestrzegania) organizatora karę, np. w wysokości 10% przychodu za poprzedni rok. Należy więc zrobić wszystko, aby przy konstruowaniu regulaminu konkursu konsumenckiego zabezpieczyć wszystkie flanki. Co koniecznie musi znaleźć się w regulaminie?
Kto jest organizatorem konkursu. Punkt zawierający wszystkie informacje o podmiocie organizującym konkurs, czyli dane rejestrowe firmy. Jeśli fundatorem nagród jest inny podmiot należy też to podkreślić w tym punkcie.
Dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia konkursu. Należy tutaj wskazać wszystkie daty poszczególnych etapów konkursu: do kiedy przyjmowane są zgłoszenia (z dokładnością co do godziny i minuty), kiedy zostaną wyłonieni zwycięzcy, a także kiedy odbędzie się wręczenie nagród. W terminarzu trzeba uwzględnić również postępowanie reklamacyjne oraz ewentualną „dogrywkę”.
Kto może wziąć udział w konkursie. W tym punkcie trzeba określić wymagania dotyczące wieku uczestników i wyznaczyć dolną granicę wieku. W przypadku, gdy w konkurs skierowany jest do osób nieletnich należy zamieścić adnotację o zgodach prawnego opiekuna, lub rodzica. Najlepiej zrobić to w postaci dołączonego wzoru oświadczenia.
Wymagania techniczne. W przypadku konkursów z określonymi wymaganiami technicznymi, które muszą być spełnione (np. konieczność posiadania konta w mediach społecznościowych, podłączenia do łącza Internetowego, korzystania z konkretnej przeglądarki, która jest przyjazna dla środowiska konkursu) trzeba o tym wyraźnie napisać.
Zasady konkursu. Organizator musi w jasny sposób określić, co trzeba zrobić, aby otrzymać szansę na nagrodę, a także mechanizm wyłaniania zwycięzców. Poinformujmy o tym co jest zabronione i może skutkować dyskwalifikacją uczestnika.
Nagrody. Organizator powinien konkretnie wskazać jaki nagrody przewiduje, podać ich specyfikacje oraz wartość. Powinna być zawarta informacja, jakie warunki musi spełnić uczestnik w przypadku nabycia prawa do nagrody, aby dostarczono mu wygraną. Jeśli nie ma możliwości zamiany nagrody na równowartość pieniężną czy przekazania osobom trzecim taki zapis powinien pojawić się obowiązkowo.
Ogłoszenie zwycięzcy/ów. W tym miejscu należy wskazać, gdzie i jak zostanie opublikowana lista zwycięzców oraz osób nagrodzonych.
Reklamacje. Ważny punkt który wskazuje sposób zgłaszania uwag do przeprowadzanego konkursu czy ogłoszonych wyników. W przypadku kiedy zasady są jasne i dobrze opisane, a cel konkursu dla wszystkich zrozumiały, ryzyko zgłaszania reklamacji ze strony uczestników jest zminimalizowane, jednak możliwe.
Pozostałe informacje Ważne aby w regulaminie podać miejsce, w którym można się z nim zapoznać. Zazwyczaj podaje się adres strony internetowej oraz adres organizatora. Ponadto należy pamiętać o adnotacji o konieczności jego akceptacji, kwestiach przetwarzania danych osobowych, czy, w przypadku konkursów w social mediach, zastrzeżeniach wymaganych np. przez FB: „Facebook.com nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek działania związane z organizacją konkursu na łamach serwisu”. Ten zapis jest obowiązkowy.
W tym miejscu warto napisać parę słów o konkursach organizowanych w kooperacji z portalem społecznościowym, który wciąż cieszy się największą popularnością – z Facebookiem.
Już samo korzystanie z Facebooka, nie mówiąc o przeprowadzeniu konkursu za jego pośrednictwem, wiąże się z akceptacją regulaminu samego portalu, natomiast obowiązujące prawo dokłada swój pakiet odpowiedzialności, które spoczywają na organizatorze konkursu. Aby zabezpieczyć swoje interesy pod kątem prawnym organizator winien pamiętać o zamieszczeniu (podobnie jak w przypadku konkursów organizowanych poza portalami społecznościowymi):
- regulaminu opisującego zasady konkursu (bez względu na jego formę);
- warunków uczestnictwa, w tym wszystkich ograniczeń dotyczących wieku, miejsca zamieszkania itd.;
- adnotacji o zgodności z przepisami;
- warunków przyznawania prawa do nabytej nagrody;
- informacji o rejestracji i udziale uczestnika w konkursie;
- konieczności uzyskania obowiązkowych zezwoleń;
- zwolnieniu Facebooka z odpowiedzialności, który to zapis musi zostać zaakceptowany przez każdego uczestnika;
- informacji, że promocja nie jest w żaden sposób sponsorowana przez samego Facebooka, że nie jest wspierana ani przeprowadzana przez serwis Facebook, ani z nim związana.
Ponadto organizator musi być świadomy, iż Facebook nigdy sam nie pomaga w organizacji ani prowadzeniu konkursu. To Administrator profilu korzysta z serwisu Facebooka do zarządzania konkursem i wykonuje tę czynność wyłącznie na swoją odpowiedzialność.
Konkursy można przeprowadzać na stronach lub w aplikacjach na Facebooku, ale do przeprowadzania promocji nie można wykorzystywać osobistych (prywatnych) osi czasu, ani takich zapisów jak na przykład: „udostępnij na swojej osi czasu, aby wziąć udział w promocji”, „udostępnij na osi czasu swojego znajomego, aby uzyskać dodatkowe punkty, czy udziały w promocji”, „oznacz swoich znajomych w tym poście, aby wziąć udział w konkursie czy promocji” itd. Za nawoływanie do takiej działalności można ponieść konsekwencje skutkujące usunięciem takiego postu, a nawet usunięciem całego fanpage’a.